Modello Excel per la Gestione della Tesoreria

Il modo migliore per usarlo è inserire ogni movimento appena lo conosciamo, anche se è solo previsto. In questo modo il file ci dà subito una fotografia della situazione futura e non solo di quella già accaduta.

Compiliamo la riga del movimento scegliendo tipo, stato, conto, categoria, metodo di pagamento e importo. Quando l’operazione viene incassata o pagata davvero, aggiorniamo lo stato da previsto a effettivo. Così il modello resta sempre allineato alla realtà.

Se vogliamo usarlo bene, conviene aggiornare il file con cadenza fissa, ad esempio una volta a settimana. Basta poco per avere sotto controllo scadenze, uscite ricorrenti e momenti in cui la disponibilità scende troppo.

Un modello di gestione tesoreria Excel serve a capire se i soldi in entrata e in uscita sono abbastanza equilibrati per coprire le spese del periodo. Non è solo un elenco di movimenti: è uno strumento pratico per leggere la liquidità in modo semplice. Questo è utile quando abbiamo scadenze fiscali, fornitori da pagare, affitti, stipendi o entrate che arrivano in date diverse da quelle in cui sosteniamo i costi. Con un file ben fatto possiamo vedere in anticipo i punti critici e decidere se rinviare un pagamento, sollecitare un cliente o usare un conto diverso. Il vantaggio vero è avere una visione ordinata, senza dover ricostruire tutto ogni volta da estratti conto sparsi o note manuali.

Una volta ordinati i flussi di cassa, il passo naturale è confrontarli con un foglio budget mensile, così le uscite previste e le entrate attese restano allineate alle scadenze del periodo.

Nel nostro modello la distinzione più utile è quella tra previsto ed effettivo. Il previsto ci aiuta a ragionare sul futuro, mentre l’effettivo ci dice cosa è già successo davvero. Questa separazione è fondamentale perché in tesoreria non basta sapere che una fattura esiste: conta quando entra il denaro. Lo stesso vale per i pagamenti, perché una spesa prevista non sempre coincide con il momento in cui esce davvero la liquidità. Per questo il file è adatto a chi vuole controllare il saldo giorno per giorno o mese per mese. Se lo aggiorniamo con costanza, diventa facile capire quali periodi sono più tesi e quali hanno margine.

Per ottenere un risultato utile, conviene inserire sempre importi coerenti e usare le categorie in modo uniforme. Se un costo può rientrare in più voci, scegliamo sempre la stessa regola: così i dati restano confrontabili. Un altro consiglio importante è non rimandare l’aggiornamento dei movimenti, perché in tesoreria il ritardo crea subito confusione. Se gestiamo più conti, meglio segnare ogni operazione nel conto corretto fin dall’inizio. Infine, guardiamo il file non solo per registrare, ma per prendere decisioni: ad esempio, controllare se una settimana o un mese stanno diventando troppo pesanti, oppure se ci sono incassi da anticipare.

Guardare il file per prendere decisioni significa anche avere una traccia ordinata delle scritture, e per questo torna utile un registro cronologico dei movimenti.