Modello ferie 2026 in Excel gratis

1. Prepara la copia di lavoro. Inserisci azienda e persone reali.
2. Verifica i valori iniziali. Riporta monte annuo e saldo precedente dalla fonte aziendale.
3. Aggiorna il cumulato. Inserisci in F tutte le ferie già utilizzate fino alla data considerata.
4. Controlla i saldi. Verifica E, G, H e i riepiloghi del gruppo.
5. Annota la data. Aggiorna manualmente J e specifica il periodo coperto dai dati.
6. Pianifica le date a parte. Usa un calendario per richieste, sovrapposizioni e copertura dei turni.

Apri Piano Ferie 2026 e personalizza il nome dell’azienda in B2. L’anno in G2 è un valore manuale, inizialmente 2026. Le righe 5–14 ospitano le persone: A contiene il nome, B il ruolo e le colonne successive descrivono disponibilità e utilizzo delle ferie.

Nella prima riga di dati E5 contiene =C5+D5 e G5 contiene =E5-F5. Non scrivere direttamente il risultato sopra queste formule: per correggere il saldo intervieni sui valori di partenza dopo aver verificato l’origine della differenza. Così resta chiaro come si arriva al residuo.

Il totale annuo in C non viene calcolato in base a contratto, anzianità o orario. Riporta il dato fornito dalla tua gestione del personale e specifica nelle note se rappresenta un diritto annuo previsto. Un monte annuo previsto non coincide necessariamente con quanto è già maturato alla data di consultazione: il modello non distingue questi due concetti automaticamente.

Usa la stessa unità in C, D e F. Se lavori in giorni, mezzo giorno può essere indicato come 0,5 quando questa è la convenzione adottata nella tua organizzazione. Non mescolare otto ore con un giorno nella stessa somma: il foglio non conosce la durata della giornata lavorativa di ciascuna persona.

Prima del primo utilizzo confronta alcuni nominativi con il saldo aziendale di riferimento. Se i numeri non coincidono, controlla data del saldo, riporto e ferie già considerate. Nella colonna J inserisci la data effettiva del tuo aggiornamento: quella dimostrativa presente nel file è testo statico, non un’indicazione automatica dell’ultima modifica.

Immagina una persona con 22 giorni annui, 3 riportati e 8 già utilizzati. La disponibilità totale è 25 e il residuo è 17. Se in seguito utilizza altri 5 giorni, in F devi riportare il nuovo cumulato, cioè 13, non soltanto i 5 dell’ultimo periodo.

La terza riga mostra una richiesta futura: non è ancora un consumo effettivo. Puoi annotarla separatamente nelle note o nel calendario delle richieste, indicando lo stato. Se vuoi un saldo previsionale, crea una gestione distinta e chiaramente etichettata nella tua copia; non mischiare richieste pendenti e ferie già godute nella stessa cifra senza una regola condivisa.

Per ogni aggiornamento verifica il periodo interessato, aggiungi i giorni effettivamente utilizzati al cumulato e confronta il nuovo residuo con la fonte aziendale. Una nota come “aggiornato con le assenze fino al 30/09” aiuta a capire il limite temporale del dato. Scrivere soltanto “aggiornato” non permette di ricostruire quali assenze siano state incluse.

Il modello non contiene date di inizio e fine delle ferie. Di conseguenza non sottrae sabati, domeniche o festività da un intervallo. Se una persona è assente da lunedì a venerdì, il numero da riportare va determinato secondo il calendario e le regole applicabili a quella persona, poi inserito nel cumulato: il foglio non deduce il conteggio da una frase nelle note.

Per evitare il doppio conteggio, mantieni un dettaglio delle assenze con un riferimento riconoscibile. Puoi affiancare il registro presenze Excel e verificare da lì i periodi già registrati. I due libri non sono collegati: aggiornare il registro presenze non modifica da solo la colonna F del piano ferie.

Se rettifichi un dato passato, annota il motivo e la data della correzione. Per esempio, una giornata inizialmente registrata come ferie e poi riclassificata può richiedere di ridurre il cumulato utilizzato. Modifica il valore dopo la verifica con chi gestisce le presenze, conservando un riferimento che renda comprensibile il cambiamento.

La colonna H usa tre etichette in base al residuo G. Sono indicatori del saldo, non un giudizio sulla richiesta di ferie e non una verifica della copertura del reparto. Due persone possono avere entrambe lo stato OK e chiedere gli stessi giorni, lasciando un turno scoperto.

Con 5 giorni esatti lo stato è MEDIO; con 10 è OK. La formula originale usa IF, che Excel in italiano presenta come SE, e controlla prima se G è minore di 5, poi se è minore di 10. I colori sono applicati con formattazione condizionale nell’intervallo H5:H14. Se cambi le soglie, verifica insieme formula, significato delle etichette e colori.

La riga 15 somma le colonne C:G delle dieci persone. Sotto trovi la media delle ferie utilizzate in C18, calcolata su F5:F14; la quota complessiva utilizzata in C19, pari a F15/E15; e il numero di persone con meno di 10 giorni residui in C20, contato su G5:G14. Il riepilogo dipende dagli intervalli del file originale.

La percentuale in C19 confronta ferie utilizzate e disponibilità del gruppo. Non è una media delle percentuali individuali e non misura automaticamente l’avanzamento rispetto al mese corrente. Se la disponibilità totale E15 è zero, la divisione produce un errore: prima di usare il riepilogo inserisci dati validi e controlla il denominatore.

Le righe dimostrative non utilizzate possono alterare gli indicatori. Se lasci una riga con residuo calcolato pari a zero, quella riga può essere contata tra i dipendenti sotto 10 anche se hai cancellato il nome. Gli zeri nella colonna F influenzano anche la media. Rimuovi le righe inutili o adatta con attenzione gli intervalli alle persone effettivamente gestite.

Per pianificare le presenze devi affiancare una vista delle date, per esempio il calendario Excel 2026 o il modello per i turni di lavoro. In quella vista controlla assenze contemporanee e copertura dei ruoli; nel piano ferie mantieni i saldi. La colonna K identifica un responsabile, ma non crea un processo di approvazione.

Se il gruppo ha più di dieci persone, inserisci nuove righe prima della riga dei totali e copia una riga di dati completa. Poi sostituisci nome e valori manuali e controlla che E, G e H si riferiscano alla nuova riga. Non basta estendere il bordo della tabella: devono funzionare anche i riepiloghi.

Dopo l’inserimento prova un nominativo con 22 giorni annui, 3 di riporto e 8 utilizzati: devono comparire 25 disponibili, 17 residui e OK. Verifica poi che il totale includa questa riga. Se elimini la riga di prova, ricontrolla i riepiloghi prima di distribuire il file.

Le colonne fino a K rendono il foglio ampio. Per la stampa prova l’orientamento orizzontale e una pagina in larghezza, lasciando più pagine in altezza se servono. Controlla soprattutto nomi, note e intestazioni. Il file non ha un formato carta o un’area di stampa già impostati: apri sempre l’anteprima o il PDF esportato.

Se condividi il piano con un gruppo più ampio, prepara una vista adatta ai destinatari. Le note possono contenere informazioni che non servono per organizzare un turno. Conserva la copia completa dove lavorano le persone incaricate dell’aggiornamento e indica chiaramente fino a quale data i saldi sono stati verificati.

Per il periodo successivo conserva una copia del 2026 e prepara un nuovo file di lavoro. Cambiare G2 non azzera le ferie utilizzate, non determina il riporto corretto e non ricalcola il monte annuo. Verifica i saldi di chiusura e i valori del nuovo periodo con la gestione del personale prima di inserire nuovi numeri; evita di trascinare automaticamente tutte le cifre dell’anno precedente.