Modello Excel per gestione progetti (gratis)

Apri il file e sostituisci gli esempi con i tuoi progetti. Mantieni un ID univoco per ogni riga. Compila Nome Progetto, Cliente e Responsabile. Inserisci le date nel formato gg/mm/aaaa. Aggiungi il Budget in euro e lo Speso aggiornandolo quando sostieni costi. Imposta la % di completamento (es. 0–100). Usa la colonna Stato per indicare Pianificato, In corso, In ritardo o Completato. Attiva i filtri di Excel (Dati > Filtro) per trovare ciò che ti serve e ordina per Data Fine per vedere cosa scade prima. Se ti serve, aggiungi una colonna Scostamento con la formula Speso - Budget e una colonna Giorni alla scadenza con Data Fine - OGGI().

Nel modello trovi tre leve decisive: Budget, Speso e % Completamento. Insieme ti dicono se stai andando nella direzione giusta. Se lo Speso cresce più velocemente della % di completamento, hai un potenziale sforamento. Un trucco semplice: aggiungi una colonna Scostamento con Speso - Budget e, se vuoi, una variazione percentuale con Speso/Budget - 1 per capire l’entità del divario. Incrocia questi dati con le date: se la Data Fine è vicina e la % è bassa, quel progetto merita attenzione. Usa i filtri per isolare i clienti più importanti o i responsabili con più carico e ribilanciare le attività. Con poche colonne ben compilate hai già un quadro gestionale solido.

Il modello è pensato per essere snello, ma puoi ampliarlo senza complicarlo. Alcune aggiunte utili: una colonna Priorità (Alta, Media, Bassa) per gestire l’ordine delle lavorazioni; una colonna Commessa o Codice cliente per collegare il progetto alla fatturazione; una colonna Giorni alla scadenza con Data Fine - OGGI() per evidenziare i progetti urgenti. Per lo Stato puoi impostare una convalida dati con un elenco (Pianificato, In corso, In ritardo, Completato) così eviti valori incoerenti. Se condividi il file, proteggi l’area intestazioni e blocca le formule, lasciando editabili solo le colonne di input. Mantieni però l’essenziale: più colonne inserisci, più diventa difficile tenerle aggiornate. Parti leggero e aggiungi solo ciò che usi davvero.

- Aggiorna lo Speso con cadenza fissa (es. ogni venerdì): la costanza vale più del dettaglio.
- Definisci cosa significa ogni livello di % (es. 25, 50, 75, 100) per allineare il team.
- Ordina spesso per Data Fine: le scadenze guidano le priorità.
- Usa un filtro salvato per cliente chiave o linea di business.
- Duplica il file a inizio trimestre per archiviare lo storico e mantenere il corrente leggero.
- Se un progetto resta fermo, cambia lo Stato in In ritardo e aggiungi una nota nel nome o in una colonna Note.
- Prima di stampare, imposta l’area di stampa sulle colonne effettivamente usate e attiva la riga di intestazione su ogni pagina.