Modello CRM Excel gratis per gestire clienti, lead e vendite

Apri il file, vai su Anagrafica Clienti e inserisci i contatti: nome, tipo (Azienda/Privato), settore, email, telefono, città, P.IVA, data inserimento e stato (es. Prospect/Attivo/Chiuso). Passa a Opportunità e registra ogni trattativa con cliente, valore, fase (Lead, Qualificazione, Offerta, Negoziazione, Vinta/Persa), probabilità e data di chiusura stimata. Nella scheda Attività pianifica chiamate, email e meeting con data, priorità, assegnatario ed esito. Usa Interazioni per tenere traccia di cosa ti sei detto e quando.

Filtra per stato o scadenza per sapere chi contattare oggi. La Dashboard si aggiorna con il valore della pipeline, le opportunità per fase/mese e l’andamento nel tempo. Prima di partire, cancella i dati di esempio, imposta le tue fasi e, se vuoi, blocca le celle delle intestazioni per evitare modifiche accidentali.

Abbiamo strutturato il modello in fogli chiari. In Anagrafica Clienti trovi colonne utili come ID, Nome Cliente, Tipo (Azienda/Privato), Settore, Email, Telefono, Città, Indirizzo, P.IVA, Data Inserimento, Stato e Note: è la base per qualsiasi attività commerciale. In Opportunità registri ogni trattativa con importo, fase della pipeline, probabilità e data attesa: questo ti permette di avere previsioni realistiche e capire dove concentrare gli sforzi. Il foglio Attività ti aiuta a non perdere scadenze: data, tipo attività (chiamata, email, meeting), priorità, assegnatario ed esito. Con Interazioni tieni storicità di conversazioni e riscontri. La Dashboard riassume tutto con grafici automatici (barre, torta e linea) per pipeline per fase, valore per mese, conversioni e attività aperte/chiuse.

Una pipeline ordinata rende prevedibili le vendite. Nel nostro modello puoi definire fasi come Lead, Qualificazione, Offerta, Negoziazione, Vinta e Persa. Ogni opportunità ha un valore e una probabilità: combinandoli ottieni un valore ponderato utile per le previsioni. Filtrando per fase vedi dove si accumulano i deal e dove intervenire. Consigli pratici: assegna una sola fase a ogni opportunità, aggiorna la fase subito dopo ogni contatto e usa la data di chiusura stimata per pianificare il mese. Se usi Excel 365 puoi aggiungere una colonna con una formula per il valore atteso (Valore × Probabilità). In questo modo la dashboard riflette non solo quanto è in pipeline, ma anche la quota realisticamente chiudibile. Con i grafici mensili individui stagionalità e obiettivi raggiunti.

Per partire bene: 1) Cancella i dati di esempio e importa i tuoi contatti da CSV con Dati > Da testo/CSV. 2) Mantieni coerenti gli elenchi a discesa (stato, fase, tipo) per avere report puliti. 3) Aggiorna attività e fasi ogni giorno: 10 minuti bastano per tenere la dashboard affidabile. 4) Usa filtri e ordinamenti per vedere chi chiamare oggi (Attività con scadenza <= Oggi e non completate). 5) Proteggi i fogli con password se condividi il file e non inserire dati sensibili oltre il necessario (GDPR). 6) Se lavori in team, salva su cloud (OneDrive/SharePoint) e attiva la modifica condivisa. 7) Quando la lista cresce, crea una Tabella (Ctrl+T) per avere filtri più rapidi e nuove righe automatiche. 8) Personalizza le fasi della pipeline alle tue vendite: troppe fasi rallentano, poche non spiegano niente.